Covid19 salgını, oluşturduğu sağlık tehdidinin yanı sıra ticari sorunları da beraberinde getirmektedir. Hükümetler ve şirketler ise toplumun bu olağandışı salgından minimum düzeyde etkilenilmesi ve krizin nispeten daha kolay atlatılabilmesi için bir dizi önlem almaktalar. Hızlı kararlar almayı ve çabuk adapte olmayı gerektiren bu süreçte, şirketlerin aynı zamanda işgücünün güvenliğini sağlamaları, marka değerlerini korumaları, operasyonlarına devam etmeleri ve bunları sağlarken ilgili yasalara uymaları gerekmektedir.

Birçok şirket, kısmen geçmişte iş sürekliliğine verdikleri sınırlı ilgi nedeniyle, şu anda karşılaştığımız zorluklarla başa çıkmakta zorlanmaktadır. İş sürekliliğini etik bir şekilde sağlamak için potansiyel riskleri çok geçmeden fark etmek hem daha sağlıklı bir adaptasyon süreci geçirmeyi hem de daha efektif bir kriz yönetimi sürdürmeye olanak tanır.

Kriz dönemlerinde herkesin şirket faaliyetlerine devam etmesine konsantre olması, bir diğer deyişle herkesin aynı yöne bakması, suistimal gerçekleştirmek isteyen kişilerin işini kolaylaştırmakta, dolayısıyla bir fırsat yaratmakta. Yönetimler Korona krizinin günlük iş rutini üzerindeki etkisini minimize etmeye odaklanmış durumdalar. Bunun sonucu olarak, ilgili kilit risklere ayıracak zamanları çok az veya neredeyse yok denebilir ve bu da iş süreçlerindeki zayıf noktaların gözden kaçmasına sebep olabilir. Geçtiğimiz bir iki hafta içerisinde farklı ölçeklerde birçok firma, çalışanlarına, evden çalışma düzenine geçildiğini duyurdu. Bazılarıysa çalışanlarına ücretli/ücretsiz izin verdi. Söz konusu değişimler, bir takım suistimal fırsatlarını ortaya çıkarmakta diyebiliriz:

  • Süreçte normalde kullanılan kontrol ve gözden geçirmelerde sapmalar yaşanması muhtemeldir.
  • Süreçlerde normal şartlarda uygulanan kontroller mevcut durum nedeniyle tekrar kurgulanan süreçlerde veya geçici önlemlerde uygulanamıyor olabilir.
  • Anlaşma ve toplantıların e-mail ve telefon üzerinden gerçekleştiriliyor olması, durumu kötüye kullanmayı mümkün kılabilir.
  • Şirket varlıklarının fiziki kontrolünde zayıflama yaşanabilir.

Piyasadaki arz ve talebin birlikte azalması, yatırım ve harcama kararlarının ertelenmesi ve süreçteki belirsizlik gibi etmenler, yerel ve uluslararası ekonomiyi doğrudan etkilemektedir. Bu durum da hem işveren hem de çalışanlar için işsizlik korkusu gibi hem maddi hem de sağlık kaygısı gibi manevi baskı unsurlarına sebep olmakta ve bir baskı ortamı yaratmaktadır.

Yönetim düzeyindeki rasyonalizasyon, daha çok şirketin ayakta kalabilmesi adına verilen çabaların bir sonucu iken; üzerinde baskı bulunan ve fırsatların farkına varan çalışanlar açısından ise “nasılsa herkes yapıyor”, “zaten işsiz kalacağım”, “yapmazsam evime ekmek götüremeyeceğim” şeklinde görülebilir. Bir başka deyişle ortamın yarattığı baskı işveren veya çalışanları etik dışı konulara rasyonelleştirmeye itebilir.

Şirketler bu risklerden korunmak için ne yapabilir?

Alınması gereken en önemli önlemlerden bir tanesi suistimal şüphelerinin takip edilmesi ve gerekli incelemelerin gecikmeksizin gerçekleştirilmesidir. Korona krizi ile birlikte karşı karşıya geldiğimiz bu yeni durum, şirketlerin eskiye kıyasla daha fazla veya yeni yeni maruz kaldıkları riskleri tespit etmesini gerekli kılmakta. Bununla birlikte, işyerlerinde sadece kontrolleri artırarak fırsatları engellemenin yeterli olmayacağı, aynı zamanda tüm şirketlerin çalışanlarının üzerindeki baskıyı azaltma yönünde aksiyon alması gerektiği söylenebilir.

Şirketlerin özellikle iş sürekliliğinin devamı ve mevcut riskleri minimize edebilmeleri için aşağıdaki hususları sağlaması gerekmektedir.

  • Kriz Yönetimi yaklaşımı / durum planları
  • Etkili, şeffaf ve duyarlı iletişim kanalları
  • İnsan Kaynakları’nın oynadığı rolde netlik
  • Bilgi güvenliğini koruma adımları

Bunun dışındaki operasyonel önlemlere örnek vermek gerekirse şu sorulara yanıt arayabiliriz:

  • Tansiyonun ve belirsizliğin arttığı dönemde süreçler politika ve prosedürlere uygun şekilde işliyor mu?
  • Uzaktan çalışma sistemi çalışanların verimliliklerini etkiliyor mu? Çalışanlar herhangi bir fiziksel engele maruz kalıyorlar mı?
  • Birincil süreçlerdeki anahtar kontroller sağlanmaya devam ediyor mu?
  • Mevcut durumdan kaynaklanan ve göz önünde bulundurulması gereken ne gibi ek kontroller olabilir?
  • Vardiyalar halinde çalışma düzenin yarattığı ek riskler bulunmakta mıdır? Bunlar nasıl kontrol edilmeli?
  • Çalışmalarını işyerine gelerek sürdüren personel sayısındaki azalma, şirket kaynaklarının kötüye kullanımı / zimmet gibi riskler doğuruyor mu?

 Kısacası, suistimal risk yönetimi sisteminin performansının değerlendirilmesinin faydalı olacağı bir dönemden geçmekteyiz. Bu kapsamda krizi yönetme sürecinizde ve ilgili prosedürlerinizdeki zayıflıkların tespit edilmesi gerekmektedir.

Ayrıca etkin bir İş Sürekliliği Yönetimi çerçevesi, aynı zamanda güncel ve detaylı bir Kriz Yönetimi yaklaşımı da içermelidir. Bu yaklaşım, sektörünüz ve kuruluşunuz için spesifik olarak belirlenecek tehdit senaryolarını ve bunlara karşı hazırlık, müdahale ve değerlendirme adımlarını bünyesinde barındırmalıdır.


Hazırlayanlar:
Sinan Çamlık KPMG, Etik ve Uyum Hizmetleri, Direktör

Lara Yılmaz
KPMG, Etik ve Uyum Hizmetleri, Müdür

 

Makalelerdeki görüş ve yorumlar yazar veya yazarlara ait olup, Etik ve İtibar Derneği’nin konu ile ilgili düşüncelerini yansıtmamaktadır.