Bu ay OTIS asansörlerin Avrupa, Orta Doğu ve Afrika Bölgesi Etik ve Uyum Direktörü Bert De Boe ile Etik ve uyum programı üzerine konuştuk.

TEİD: Kendinizden ve görevinizden bahseder misiniz?

Bert De Boe: Aslen elektronik mühendisiyim ve kariyerime elektronik imalat sektöründe kalite bölümde başladım. Evvelce ISO 9001 uygulanması ile ilgilendim. Bunu bugün dahi çok önemsemekteyim, çünkü bu sayede şirketin operasyon ve süreçleri hakkında görüş ve anlayışa hızlıca sahip oldum. Bu benim için ufuk açısı oldu ve daima bu tip konularda çalışmayı istedim. O zamanlarda yaptığım iş, etik ve uyum ile ilgili değildi ve aslında öneminin de yeterince farkında değildim. Ancak kariyerimin ilerleyen döneminde operasyonel görevlerim oldu ve böylece etik ve uyum alanına daha fazla girdim. İlk olarak yarı zamanlı bir uyum yöneticisi oldum. 2012’de ise tam zamanlı olarak yapmaya başladım. Son üç yıldır, OTIS’in Avrupa, Orta Doğu ve Afrika (EMEA – Europe, Middle East and Africa) bölgesinden sorumlu Etik ve Uyum Direktörü olarak görev yapıyorum.

TEİD: Bölgenizin özelliği ve özgünlüğü açısından baktığınızda, etik kültürü açısından diğer bölgelere kıyasla neyi farklı görüyorsunuz? Bölgenizdeki zorluklar hangileri? Bu zorlukların aşılmasındaki çözümleriniz nelerdir?

Bert De Boe: İlk olarak etik ve uyum programımızdan biraz bahsetmek istiyorum. Programımız iki ana unsurdan oluşmaktadır. İlki ve en önemli olan proaktif unsurdur. Bu kısım, etik olmayan davranışların önlenmesi ve uyumun işimizin parçası olmasıyla ilgilidir. Proaktif olmak, işimizi etik şekilde yapmayı anlatmak ve bu yönde iletişim sağlamaktır. Hepimiz belli bir düzeyde ortak bir sağduyuya sahibiz. Hepimiz ‘etik olmak’ ve ‘doğru olanı yapmak’ hangi anlama geliyor bilmeliyiz. Doğru mudur? Fakat her zaman bu kadar basit değil. Kabul etmeliyiz ki işlerimiz karmaşık ve günümüzde hızla değişime uğruyor. İş yaparken, kişilerin bilmesi ve sorması gereken sorular var: “Bunu yapabilir miyim?”, “Bunu yapmalı mıyım?” ve “Bunu nasıl yapmalıyım?”. Bunlar çok önemli sorulardır. İşte bu nedenledir ki sürekli iletişim kritiktir.

OTIS’in global etik ve uyum programı, iş yapmakta olduğumuz tüm ülkelerde uygulamadadır. EMEA organizasyonumuz içinde yedi bölgemiz bulunmakta olup her birinde tam zamanlı bir bölge etik ve uyum yöneticisi görev yapmaktadır. İlave olarak her ülkede bir yerel etik ve uyum yöneticisi bulunmaktadır. Toplamda EMEA bünyesinde yaklaşık 35 etik ve uyum yöneticisi çalışmaktadır. Yerel etik ve uyum yöneticileri yarı zamanlı olarak çalışmaktadır. Bu arkadaşalrımız, çevre, iş sağlığı ve güvenliği, kalite, saha yönetimi gibi asli görevlerine ilave olarak etik ve uyum yöneticiliği yapmaktadırlar. Yerel olarak işimizi bilen, çalışanlar tarafından tanınan, kolayca erişelebilen ve yerel dili vakıf olan kişilerin etik ve uyum organizasyonunun parçası olmasını çok önemsiyoruz.

Biz uluslararası bir şirketiz ve yönetim dili olarak İngilizce’yi kullanıyoruz. Fakat faaliyetlerimizi yerel olarak ve ilgili ülkenin dilinde oradaki müşteriler ve çalışanlarla yürütüyoruz. Bu nedenle etik ve uyum konusundaki iletişimin yerel dilde yapılması daima bir gereklilik.

TEİD: Etik ve uyum programının unsurları Türkçe’ye tercüme ediliyor. Ancak Türk kültürüne tercüme edilmesini nasıl sağlıyorsunuz?

Bert De Boe: Bu anlamda karma bir yaklaşım kullanıyoruz. Daha genel olan global iletişim konuları tüm gerekli dillere tercüme edilmektedir. Buna ilave olarak bölgesel ve ülke özelinde iletişim materyalleri de hazırlıyoruz. Bunları faydalı olacağını düşündüğümüz diğer ülkelerde de kullanmaya çalışıyoruz. Çünkü her zaman terzi işi bir yaklaşım uygulama şansınız olmuyor. Etik ve uyum programımızda kültürel farklılıkların olduğunu görüyoruz. Özellikle kişilerin etik konusunda sergiledikleri yaklaşımda bu ortaya çıkıyor. Bu farklılıkların farkında olmakla birlikte etik problemlerin çoğu zaman benzeştiğini de görüyoruz. Örneğin, farklı ülkelerde çıkar çatışmaları vakaları görebiliyoruz. Bazı ülkelerdeki vaka sayısı diğerlerine göre biraz daha fazla olabilse de sorunların türü benzeşiyor. Deneyimlerimize göre bu bağlamda EMEA içinde tamamen farklı yaklaşımların gerekmediğini düşünmekteyiz.

Diğer yandan, kendimizi Asya ve Çin ile karşılaştırdığımızda önemli farklar görmekteyiz. Örneğin, Çin’deki kültür çok farklı. Orada iletişim yöntemi açısından farklı bir yaklaşım kullanmaktayız.

Ülkeler arasında da farklar görmekteyiz. Bu ise çoğunlukla yerel şirket yönetimiyle bağlantılı. Yeni ve nispeten az deneyimli bir yönetim olduğunda ya da önemli organizasyonel değişimler gerçekleşmesi durumunda, istikrarlı, olgun ve güçlü liderliğe sahip ülkelere kıyasla etik konuların artış gösterdiğini gözlemlemek mümkün olabiliyor.

Çalışanlarımıza gerçek hayattan yaşanmış örnekler veriyoruz. Aylık olarak yayınladığımız “twethics” isimli bir basit mesajımız bulunuyor. Bu ‘think twice about ethics, before you make a decision, so think again – karar vermeden önce etik hakkında iki defa düşün, yani tekrar düşün’ konseptinin kısaltması. Tüm beyaz yakalı çalışanlarımıza yaşanmış örneği e-posta ile iletiyoruz. Bu mesajda “düşün ki…” ile başlayan kısa bir senaryo anlatılıyor ve neyin yaşandığı ve senin benzer bir durumda olman durumunda nasıl davranman gerektiği açıklanıyor. Bunu 25 dilde anlatıyoruz. Yine bir ekip üyemin hazırladığı başka bir iletişim unsuru ise aylık olarak yayınladığımız “Learn and Be in Compliance – Öğren ve Uyumlu Ol” başlıklı bir bülten. Bu çalışma az yazı ve karikatür içeriyor. Basit ve etkili bir yöntem. Bu iletişimin hedef kitlesi binlerce teknisyenimiz. Bu kişiler asansörlerin her gün emniyetli çalışmasını sağlıyorlar, daima müşterilerle görüşüyorlar ve OTIS’i temsil ediyorlar. Bu çalışanlarımızı, onlardan yapmalarını ve yapmamalarını beklediğimiz konularda bilgilendireceğimiz bir döngünün içinde tutmamız gerçekten çok önemli.

OTIS EMEA’daki tüm bu çalışanlar her gün birçok karar veriyor. Ve kendilerinden beklenen doğru kararı vermeleri. Bazen bir birey kendi çıkarı için bilinçli şekilde hatalı karar veriyor. Günün sonunda önüne geçmeye çalıştığımız işte bu durumdur.

TEİD: İşinizde güven çok önemli. Bu konuda ne düşünüyorsunuz?

Bert De Boe: Güven, şirketimizdeki en güçlü varlıklardan biri olmasının yanısıra Etik Kodumuzdaki temel değerlerimizden biridir. Etik Kodumuz çevrimiçi olarak kullanımda fakat her zaman yanımda basılmış halini bulundururum. Gördüğünüz üzere biraz kırışık durumda ama daima iş için yanımda taşırım. Etik Kodu, genel anlamda işimizi nasıl yaptığımızı ve bizim için neyin önemli olduğunu tarif ediyor. Size sadece Etik Kodun en önemli bölümünü içeren kapak sayfasını göstereceğim. OTIS’te önemli olan güven, dürüstlük ve saygıya ilave olarak inovasyon ve mükemmeliyettir. OTIS çalışanları için bu değerler tüm soruların ötesindedir. Herkes bilir ki bunlar bizim kim olduğumuzu tarif eder. Demek istediğim şu ki güven duyulan bir ortamda çalışmak için güven esastır.

Çalışanlarımız güvenilir olmak durumundadır ve biz de şirketin yönetimine güvenebilmeliyiz. Dürüstlük ve saygı değerleri ile birlikte güven bizim için temeldir. Her üç değer de çalışanlarımızın bir parçasıdır ve OTIS’te çalışacak her birey için de böyle olmalıdır. Birçok OTIS çalışanı uzun süredir bizimledir ve şirketimize sadakatle bağlı olarak çalışanları her yerde görmekteyiz. Tabii ki de bu durum kültürümüzü desteklemekte ve teşvik etmektedir.

TEİD: İlk unsuru proaktif olmak şeklinde tanımladınız. Diğerinden bahseder misiniz?

Bert De Boe: Bazen, kişiler hatalı kararlar veriyorlar. Bunun nedeni bilmemelerinden ve yeterli şekilde eğitilmemelerinden kaynaklanabiliyor. Şirketin menfaati için doğru bir şey yaptıklarını düşünebiliyorlar, fakat tam tersi ortaya çıkabiliyor. Bu noktada kişilerin eğitimi ve koçluk verilmesi için daha iyi iş çıkarmalıyız.

Maalesef bazı bireyler kazançlarını arttırmak ya da başka kişisel nedenlere bağlı olarak şahsi çıkarları için hatalı karar vermeyi tercih edebiliyorlar ve kasıtlı olarak kuralları uygulamıyorlar. Özetle kuralları ihlal ediyorlar. Bunun için kişilerin olası ihlalleri bildirmesi ve sorularını iletebilmeleri için bazı mekanizmalar kullanıyoruz. Teknisyen seviyesinden yönetime kadar tüm çalışanlardan, her zaman kolay olmasa da, seslerini duyurmalarını bekliyoruz. Bir yönetici için sesini duyurmak çok zor olmasa da bir teknisyen için zor olabilir. Burada yine kültür önemli bir rol oynuyor. İskandinavya, Hollanda, Almanya, ve benim de ülkem olan Belçika gibi daha kuzeyli ülkelerde bireylerin kendilerini ifade etmesi genellikle normaldir. Fakat bu kişiye de bağlıdır. Kimileri sözünü esirgemezken kimileri çekingen olabiliyor. Aynı zamanda yöneticilerinin yönetim tarzıyla da ilgili. Bazı yöneticiler diğerlerine göre daha iyi dinleyiciler. Çalışanları eğitmek ve beklentimizi anlatabilmek çok önemli.

OTIS’te çalışanlar endişelerini bildirmek için farklı kanallara sahipler. Yöneticilerine, insan kaynaklarına, hukuk birimine veya bağımsız bir kaynak olarak etik ve uyum yöneticilerine ulaşabilirler. Ayrıca Ombudsman kanalımız bulunuyor. Bu kanal, bildirimde bulunan kişinin kimlik bilgilerinin gizlendiği bir bildirim hattı olarak hizmet veriyor. Şu anda üç tane Ombudsman’ımız bulunuyor. İngiltere’de, Amerika Birleşik Devletleri’nde ve Çin’de yerleşik durumdalar. Çevrimiçi tercüme desteği sayesinde muhtelif dillerde telefon görüşmesi yapabiliyorlar. Örneğin, Türkçe olarak bir telefon araması yaparsanız ve Türkçe konuştuğunuzu ifade ederseniz size bir tercüme hizmeti sağlanıyor. Ombudsman kanalı özellikle yönetici olmayanlar için çok önemli. Bu çalışanlar bize ulaşabilir ve kimliklerini belirtmeden konuşabilir ya da soru sorabilirler. Biz endişelerini kayda alıyor, takip ediyor ve geri bildirimde bulunuyoruz.

Alternatif olarak Ombudsman’a web sitesi sayesinde de ulaşılabilir. Bildirimde bulunmak isteyenler, şirket ağından tamamen ayrı bir web sistemi aracılığı ile sorularını ya da mesajlarını iletebiliyorlar. Biz de mesaj ile cevaplıyoruz. Bu iletişim sırasında da bildirimde bulunan kişinin kimliği gizli kalıyor.

Ombudsmanlarımız tam gizliliği sağlıyorlar ve bildirimcinin kimliğini hiçbir zaman açıklamıyorlar. Bu, sisteme olan güvenin sürdürülmesi için hayati önemdedir.

İsimsiz bir bildirim alındığında, bazı yöneticilerden gelen ilk soru “bildirimi kim yapıyor?”. Onlara daima söylediğim şey kimin bildirimde bulunduğunun önemli olmadığıdır. Ancak önemli olan bildirimdeki mesajda ne söylendiğidir ve biz buna bakmalıyız. Bildirilen şey şirketi geliştirmeye yardımcı olabilir.

TEİD: Şirketinizde değişimi nasıl yönettiğinizi de sormak isteriz. Bildiğimiz kadarıyla 1850’lerden beri faaliyettesiniz.

Bert De Boe: Etik Kodumuzun ilk versiyonu 1980’lerde yayınlanmıştı. O tarihten itibaren OTIS’te etik ve uyum sistemi uygulamadadır. Yıllar boyunca, doğal olarak, uyum sistemi gelişti ve önemli ölçüde değişti. Yaşanan bazı etik ve uyum vakaları sonucundaki deneyimlerle sistemimizi daha iyi hale getirdik. Bugün daha büyük bir değişim yolunda ilerlemekteyiz. Önümüzdeki yıldan itibaren OTIS bağımsız bir şirket olarak faaliyet gösterecek. Bu çok önemli bir durum ve hemen hemen şirketteki herkesi etkiliyor. Ciddi büyüklükte bir operasyon olduğunu söylemeliyim. Bu tür değişim zamanlarında daha fazla etik vaka görmek alışılmamış değildir. Buna karşılık olarak her seviyede iletişimi artırıyoruz. Değişim gerçekleşirken insanların işlerine odaklanması gerekiyor. İletişim de bu bağlamda çalışanları gelişmeler hakkında bilgilendirmek için büyük önem arz ediyor.

TEİD: Üçüncü taraflardan bahsettiniz. Onları denetlemenizi sağlayan özel bir kontratınız var mı?

Bert De Boe: OTIS daima etik şekilde iş yapmayı hedefler. İş ortaklarımızın da aynı şekilde çalışmasını isteriz. Birçok altyüklenici ve tedarikçi ile çalışmaktayız. Tedarikçi Davranış Kuralları, kendileriyle yaptığımız anlaşmaların bir parçasıdır. İş ortamında OTIS’i temsil ettikleri için küçük ölçeklisinden büyük olanlarına kadar tümünün etik prensiplere sıkıca bağlı olmalarını bekleriz.

Bunun için çeşitli politikaları içeren güçlü bir programımız mevcut. Proje yöneticilerimiz ve tedarik zincirinde görev alan çalışanlarımız tedarikçilerimize düzenli ziyaretlerde bulunurlar ve böylece ilk ağızdan beklentilerimizi anlamalarını sağlarlar. İlave olarak, bizim çalışanlarımız gibi bazı çevrimiçi eğitimleri tamamlamaları gerekmektedir. Altyükleniciler ve tedarikçiler bizimle çalışmaya başlamadan önce bir başlangıç eğitimi alırlar ve sonrasında da düzenli olarak iletişim içeresindedirler. İhtiyaç duyulması durumunda da kendilerini denetleyebiliriz.

Müşterilerimiz de etik iş kültürü açısından çok önemlidir: Satış ekiplerimiz “müşterini tanı” prensibine göre çalışırlar. Bazı ülkelerde diğerlerine göre riskin daha yüksek olduğunu gözlemliyoruz. Birinin iş anlaşmasını herhangi bir yönde etkilemeye teşebbüs ettiğini fark ettiğimizde, kendimizi geri çeker ve o işten uzaklaşırız. O fırsatı kaybedecek olsak dahi, değerlendirmemize göre temiz bir anlaşma olmayacak hiçbir işin tarafı olmayı kesinlikle istemeyiz.

Esas olanın bugün belli bir iş anlaşmasını kazanmaktan ziyade, uzun vadedeki itibarımızla ilgili olduğunu biliriz. İtibarımız en değerli varlığımızdır. Her yıl binlerce iş anlaşması imzalamaktayız. Bunu yapabiliyoruz çünkü piyasada iyi bir itibarımız var. Günün sonunda en büyük varlığımız bu. Müşterilerimizin OTIS ile çalışma nedenini, bizi etik olarak iş yapan bir şirket olarak tanımalarından ve güvenmelerinden kaynaklandığını görebiliyoruz.

Her şey uzun vadeli düşünmekle ilgili. Bazı bireyler kısa vadeli düşünebilirler çünkü onların bazı kişisel kazançlarını etkileyebiliyor olabilir. Ancak biz kesinlikle uzun vadeli hedeflerden yanayız ve aslında toplumun iş dünyasından da beklentisi bu yöndedir. Günümüzde iş dünyasını bu yöne doğru iten daha fazla mevzuatın uygulamaya geçtiğini görüyoruz ki bu da şüphesiz iyi bir şeydir. Uluslararası bir şirket olarak Amerika Birleşik Devletleri’nin FCPA, İngiltere’nin UK Bribery Act, Fransa’nın Sapin II ve Türkiye’deki muhtelif yolsuzlukla mücadele düzenlemelerine uyumlu olmak zorundayız. Tüm bu kurallara uymak için çalışıyoruz.

Günümüzde daha fazla ülke yüksek tutarda para cezalarını ve hatta hapis cezalarını içeren düzenlemeleri devreye alıyor. Her hafta bazı bloglarda ve raporlarda şirketlerin aldığı ciddi cezaları ve bazen hapse mahkum edilen bireylerin haberlerini okuyoruz. Otoriteler artık bu konuda merhametli davranmıyor. Bizim hedefimiz, OTIS çalışanlarının bu hukuki riskleri ve maruz kalınacak hukuki sonuçları bilmelerini sağlamak.

TEİD: Satış ekiplerinin hırslarını nasıl değerlendiriyorsunuz? Doğru ve etik kararları vermelerini teşvik etmek için etik ve uyum konusunda performans göstergeleri kullanıyor musunuz?

Bert De Boe: Bu tamamen liderlikle ilgili bir konu. Söylemek istediğim yerel iş liderleri ve satış direktörleri ile ilgili. Onlar bir rol model olmak zorundadır. Liderlerimizin yaptıkları ve söyledikleri büyük önem taşıyor. Yeni bir satıcıyı işe aldıklarında, oryantasyon eğitimi çok önemli. Aynı şekilde, örneğin kimsenin uygunsuz bir ödeme yaparak kısa vadeli bir kazanç sağlamasını istemeyiz ve izin vermeyiz. Bu tabii ki de bazı kontrol tedbirlerini gerektiriyor. Satış direktörlerimizin kendi satış ekiplerinin ne yaptığını bilmelerini bekleriz. Yerel iş liderlerimizin piyasadan haberdar olmalarını bekleriz. Örneğin, bazı ülkelerde uygunsuz ödemeler konusunda nispeten yüksek riskler vardır ve buralardaki devletle ile ilgili sözleşmeler de haliyle daha fazla risk içerebilir. Bu tür projeler daha dikkatli gözden geçirilmeli, izlenmeli ve icra edilmelidir.

Bu konuda başarılı olduğumuzu düşünüyorum. Ancak bu her şeyin mükemmel olduğu anlamına gelmiyor. Bu sürekliliği olan bir süreçtir. Çalışanlarımıza OTIS’in parçası olmanın anlamını hissettirmemiz ve değerlerimiz olan güven, dürüstlük ve saygıyı daima yükseltmelerini hatırlatmamız önemlidir. Şirketimizin parçası olabilmek için bu değerlerin sorumluluğunu taşımak ve onları uygulamak gerekmektedir.

TEİD: Üyelerimizin sizlerin iyi uygulamalarınızı öğrenmesi gerçekten çok değerli. Üyelerimizin arasında henüz bu konuda yolun başında olan Türk şirketleri de bulunuyor. Bizler Türkiye’nin ortamını sadece yatırım yapan çokuluslu şirketler için değil ama aynı zamanda yerel şirketler için de hazırlamaya ve işlemeye çalışıyoruz.

Bert De Boe: OTIS’te yaptıklarımızı dinlediğiniz için çok teşekkür ederim. Şirketler için önemli olan etik şekilde işlerini yapmalarıdır. Sonuç olarak hepimizin mücadele etmesi gereken doğru işin düşmanı konumundaki yolsuzluktur.

This month, we had the opportunity to meet Bert De Boe, OTIS Europe, Middle East and Africa Region Ethics and Compliance Director and ask him some questions about OTIS ethics and compliance culture.

TEID: Can you please talk about yourself and your role?

OTIS: I’m an electronic engineer started my career in an electronic manufacturing business in the quality department.  Very early I became involved with an ISO 9001 implementation. I still consider that as very important as I got quickly a full view and understanding on all the operations and the processes of the company. That was very eye-opening for me and I always wanted to do something in that type of scope. Those days my work was absolutely not related to ethics and compliance and I was not aware of its importance yet. But later on in my career I got operational roles and I became involved more in the ethics in compliance area. I started as a part-time compliance officer. In 2012, I moved into a full-time compliance role. Since 3 years I’m the Director Ethics and Compliance for OTIS Europe, Middle East and Africa.

TEID: Reference to the specificity and originality of the region, what you can see different compared to the other regions in terms of integrity culture? What are the difficulties you see in your region? What are your rescue points and solutions for those difficulties?

OTIS: I can start by telling a bit about our ethics and compliance program. It consists mainly about two big elements. The first one is the proactive part, which is the most important one. This part is about prevention of unethical behavior and to ensure compliance is part of our business. Being proactive is all about communications and to explain what it means doing business in an ethical way. We all have some level of common sense, so we should all know what it means ‘being ethical’ and ‘doing the right thing’ right?   But it is not always that simple. We must acknowledge that business is complex and nowadays is rapidly changing. While doing business, people need to know and ask “can I do this“, “should I do this” and “how should I do this“. Those are very important questions. That is why recurring communication is critical.

The OTIS global ethics and compliance program is implemented in all countries we do business in. In our EMEA organization, we have seven regions and each has a full time regional ethics and compliance officer. In addition each country organization has a local ethics and compliance officer, a total of around 35 in EMEA. Local ethics and compliance officers are typically part-time. In their main roles they have functions such as environment, health and safety, quality, field management and in addition they are also the ethics and compliance officer.  We really believe it is important to have someone locally that knows the business, are known by our people, are easy to approach and are speaking the local language.

We are an international company and our management communication language is English. However we operate local in local language with our customers and employees. Therefore, usage of local languages is always a must for all local communication related to ethics and compliance.

TEID: The elements of ethics and compliance program are translated into Turkish. But how you deal with the translation into the Turkish culture?

OTIS: We use a mixed approach. Global communication wich is usually more generic is just translated in all required languages. But we also produce regional and country specific communications. We try to re-use these in other countries were it makes sense as we don’t have always the luxury to have a tailor-made country approach. We have seen in our ethics and compliance program that cultural differences exist, especially how people approach ethics.  We are aware of those differences but we have also seen that ethics problems are often very similar. For instance we might see conflict of interest matters in various countries and although some countries might have more than others but the type of issues are similar. Our experience is that it does not really require a completely separate approach within EMEA.

On the other hand, we do see definitely differences when we compare ourselves with Asia and China. For instance, the culture in China is particularly different. There we have a  different approach in terms of how we communicate.

We also see differences in countries but it is often linked to the local management. Where we have a new and less-experienced leadership or if significant organizational changes happens, it is not unusual to see the ethical issues are going up especially compared to countries with a very stable, mature, and strong leadership.

We are providing real-life examples to our employees. In simple messages once per month, we have our “twethics” initiative.  It is a sort of abbreviation ‘think twice about ethics, before you make a decision, so think again’. We are sending an email to all salaried employees with this real-life example containing a short scenario starting with “imagine …” and then a few sentences explaining what happened and what you should do if you are in a similar situation. We do that in 25 languages. Another communication that is created by one of my team members is a monthly newsletter, called “Learn and Be in Compliance” consisting out of cartoons with little text. Simple and effective. That communication is targeting our thousands of mechanics. Those are really the people that make the elevators safely going up and down every day, they are meeting the customers all the time and representing OTIS. It is really important to keep those people completely in the loop of what we expect from them to do and not to do.

All these people at OTIS EMEA make many decisions every day. And they need to make the right decision. Sometimes an individual might make an intentional wrong decision intentionally often for his own interest. That is in the end what we try to prevent.

TEID: Trust is very important for your business. What do you think about it?

OTIS: Trust is one of the strong assets in our company as well as this is one of our core values in our Code of Ethics. Our on-line Code of Ethics is an online document but I have here a printed version. You see that it is a bit creased, because I always carry it with me when on business. The Code describes in general terms how we do our business and what is important to us. I only need to show you the front page of the Code as it contains the most important part. At OTIS it is about trust, integrity and respect and in addition innovation and excellence. But for OTIS employees, these values are beyond any question. Everyone understands this is what we are. I mean trust is really core as we need to work in a trusted environment.

Our employees need to be trusted and we need to be able to trust our management. That is really fundamental for all of us along with integrity and respect. Those three values are really part of all employees and it should become part of every individual who start working at OTIS. Many OTIS employees have been working for a long time with us and we see very loyal employees everywhere in the company. Of course that really helps and fosters this type of culture.

TEID: You have mentioned the proactive part as the first block. What is the other one?

OTIS: Sometimes, people make a wrong decision. This is because they don’t know and often they were not sufficiently trained unfortunately. They might think that they are doing something right for in the interest of the company but it turns out it is not. Here we need to do better in terms of individual training and coaching.

Unfortunately some individuals might decide to make wrong decisions and not follow the rules intentionally for their own benefit like in order to increase their bonus or for other usually personal reasons. In simple terms, they break the rules. So we installed several mechanisms for people to report potential issues like potential wrongdoing or they can ask questions. We expect from all employees, from mechanics to management, to “speak up” which is not always easy to do. Of course for a manager it should not be too difficult but for a mechanic it can be very difficult to speak up. Again, the cultural part is very important. In some countries which are more northern such as Scandinavia, the Netherlands, Germany and Belgium, where I come from, it is usually fine for people to express themselves. But also it depends on the person itself. Some are very outspoken others are shyer. Also it depends on the management style of their supervisor, some are better listeners then others. It is important to train people and explain them what we expect.

At OTIS, people can have different channels to report their concerns. They can go to their supervisor, human resources, legal or to the ethics and compliance officer, which should be seen as an independent resource. We also have our Ombudsman channel. A hotline where people can report something in a full confidential way. There are currently three Ombudsman. One in Europe based in the United Kingdom, one in the US and one in China. They are able to take phone calls in multiple languages with online translation support. So if you make a phone call in Turkish for instance and make it clear that you’re speaking Turkish, then a translation service is provided. The Ombudsman channel is a very important way for people in non-management functions, so they can contact us and say what they have to say or ask without revealing their identity. We capture that concern, follow up with them and we report back.

Alternatively the Ombudsman can also be contacted via a website. Reporters can post a question or a message on that website system which is completely separated from the company network. We can post messages back so then we can start communicating but the reported stays anonymous.

Our Ombudsman  ensures full confidentiality and they will never reveal a reporter identity. This is crucial to keep the trust in the system.

When an anonymous report is received, very often the first question from some managers is “who is he?” I always tell them it does not matter who reports something. The message is important, we need to look into what this person is saying. This might be valuable information to improve things, to make our company better.

TEID: I would like also ask how you manage the change within your company. I have read that your company is founded since 1850s.

OTIS: The first version of our Code of Ethics was released in the 1980s and that was when our ethics and compliance system in OTIS was created. Over the years, of course, the compliance system evolved and significantly changed. Some ethical and compliance incidents happened and we used that experience to make our system better. Now we are underway to an even bigger change. From next year onwards OTIS will become a standalone company. That is a major thing and affecting pretty much everyone in the company. It’s a huge operation. It is not unusual during times of changes to see more ethics cases. So our answer is to increase communication towards all levels. While changes are happening people need to stay focused on their tasks. The communication aspect is really critical so to keep our people involved on what’s going on.

TEID: You talked about your third parties. Do you have special contract with them allowing to audit them?

OTIS: OTIS want’s to do business in ethical way. We also want all our partners doing business in the same way. We are working with subcontractors and have many suppliers. All our agreements with them includes our Supplier Code of Conduct. Because they represent OTIS in the business environment, we expect them to adhere to the ethics principles, which applies from small-scale suppliers up to the big ones.

We have a strong program with separate policies. Our project managers and our people in supply chain are conducting regular visits to suppliers, so those people understand what we want from them in the first place. Also, they have to complete some online training courses similar as our employees. We have regular communications including the onboarding of subcontractors and suppliers. If needed we can audit them.

Our Customers are critical for doing ethical business: Our sales people are working according to the “know your customer” principle.  In some countries we do see more risk. When we find out there is some attempt from someone to influence a deal in one or other direction, then we back-off and step out. We really do not want to be involved in any deal that is not clean according to our assessment even if we lose certain business opportunities.

We know in the long term it’s about our reputation, and not about winning a particular deal. Our reputation is the most valuable we have. We do thousands of transactions every year, but we can only do those because we have a good reputation in the market. That is our biggest asset in the end. That’s why we see that customers want to do business with OTIS, because they know and trust that we do business ethically.

It’s all about the long-term. Short-term, some individuals might be tempted to go for that one deal because it will affect their personal bonus. But we really want to go for the long-term goal and that’s what also society expect from business. There is more and more legislation that really push the industry in that direction, which is obviously a good thing. As an international company we need to comply with American legislation like the FCPA, with the UK Bribery Act, Sapin II in France or anticorruption regulations in Turkey. We do all possible to stick to these rules.

More countries are issuing more regulations including applying huge fines and even are imprisoning people. Each week you can read certain blogs and reports that companies are receiving very hefty fines or sometimes individuals go to jail. Authorities have no mercy anymore. Our aim is to make sure that OTIS people know what to do to avoid any legal risk any legal exposure.

TEID: How do you deal with the greed of the salespeople? Do you have any KPI based on ethics and compliance behavior to encourage them to make the right and ethical decision?

OTIS: It all depends on the leadership. I mean like the local business leaders and sales directors. They must be a role model. What our leaders do and say, that really matters every day. When they hire a new salesperson, her / his induction training is really important. Again, we do not allow and we do not want anyone going for the short-term gain by making improper payments for instance. It also requires some form of control measures of course. We expect our sales directors to know what our salespeople are doing. We expect our local business leaders to know what is happening in the market. For instance, in certain countries the risk of improper payments might be a higher due to certain risk associated with government contracts. Those projects must be reviewed, monitored and executed more carefully.

I think we are successful in what we do but it does not mean everything is perfect. It is a continuous process. It’s important for our people they feel what it means for them being part of OTIS upholding the values – trust, integrity and respect. Honoring and applying these values is the way of living in this company.

TEID: This is very valuable for all our members to hear your best practices. We have also Turkish companies as members and which are on the beginning of this way.  We are trying to leveling the playing field of Turkey not only for the multinationals which are investing, but also our local entities.

OTIS: I really appreciate that you made time to listen to me on what we do at OTIS. It’s important for companies to do business in an ethical way. Finally it is corruption that we all need to fight, it is the enemy of good business.